Zamówienia można wprowadzać do Outvio ręcznie, naciskając przycisk plusa, lub jeśli Twój e-sklep znajduje się na platformie (Amazon, Shopify, Etsy itp.), która została pomyślnie zintegrowana z Outvio, zamówienia pojawią się w systemie automatycznie.

Warto sprawdzić kolory flag przy zamówieniach, ponieważ mają one różne znaczenie. Zazwyczaj można uzyskać wiele informacji, przesuwając myszką po fladze wybranego zlecenia.

Czerwona flaga oznacza, że jakaś bardzo ważna informacja została pominięta w zamówieniu i musi zostać dodana, jeśli chcesz wysłać tę paczkę.

Żółta flaga ma znaczenie ostrzegawcze, niektóre dane powinny zostać zweryfikowane, a zielona flaga oznacza, że wszystko jest poprawne i można przejść do następnego kroku.

Aby uzyskać więcej informacji na temat znaczenia kolorów flag, zobacz następujący artykuł: Co oznaczają flagi Status obok moich zamówień?

Jeśli wszystko jest w porządku, tzn. flagi są zielone lub żółte, można rozpocząć drukowanie etykiet wysyłkowych dla tych zamówień.

Drukowanie etykiet odbywa się w zakładce Wysyłka w Outvio.

Aby wysłać wybrane zamówienia do wysyłki, należy zaznaczyć checkboxy przy zamówieniach i kliknąć na "Rozpocznij pakowanie".

Otwórz zamówienie, dla którego chcesz wydrukować etykietę wysyłkową i wybierz żądany rozmiar paczki (wstępnie ustawione rozmiary paczek można dodać w Ustawieniach sklepu lub zawsze można też użyć rozmiaru niestandardowego). Następnie wybierz żądanego kuriera.

Następnie możesz zobaczyć dokładny koszt wysyłki paczki (lub paczek).

Warto zauważyć, że koszty wysyłki są obliczane nie tylko na podstawie rzeczywistej wagi, ale również na podstawie wagi objętościowej. Wzór na wagę objętościową Fedex to wysokość x szerokość x długość x 200 (wymiary w metrach).

Na koniec kliknij na przycisk "Drukuj etykietę i wyślij" i wydrukuj etykietę.

W zależności od obszaru, do którego wysyłana jest paczka, do przesyłki zostaną dołączone dodatkowe dokumenty. W przypadku wysyłki na terenie UE wystarczy etykieta (musi być dołączona do paczki). W przypadku wysyłki poza UE należy umieścić inną dokumentację (zwykle 3-4 faktury) w przezroczystej plastikowej kopercie i dołączyć ją do paczki.

Outvio wysyła automatyczne zlecenie odbioru do firmy Fedex. W zależności od tego, kiedy etykiety zostały wydrukowane, kurier zostanie wezwany tego samego lub następnego dnia roboczego. Jeśli etykiety zostały wydrukowane przed godziną 14:00, kurier przyjedzie tego samego dnia, jeśli później, następnego dnia, zawsze między 15:00 a 17:00.

Wraz z paczkami należy przekazać kurierowi dokumenty przewozowe oraz jeden egzemplarz Listu wysyłkowego. Drugi egzemplarz Listu wysyłkowego musi zostać podpisany przez kuriera i zachowany przez Ciebie jako dowód wysyłki.

Zarówno List przewozowy, jak i manifesty można wydrukować w oknie Wysyłka, klikając przycisk, który pojawi się po prawej stronie (po wydrukowaniu kopię Listu przewozowego można znaleźć w zakładce Historia, jeśli będzie potrzebna).

Listę wysyłkową należy wydrukować po zakończeniu drukowania etykiet wysyłkowych na dany dzień, gdy paczki są gotowe do przekazania kurierowi. Po wydrukowaniu Listy wysyłkowej zawsze można wydrukować więcej etykiet wysyłkowych, ale należy pamiętać, aby po zakończeniu drukowania Listy wysyłkowej wydrukować również nową Listę wysyłkową.

Po przekazaniu paczek może pojawić się pytanie, gdzie i jak Ty i Twój klient możecie śledzić przesyłkę. Zalecamy aktywowanie powiadomień e-mail dla Twoich klientów. Możesz to zrobić przechodząc do sekcji Branding i wybierając "Emails". Tam zobaczysz różne szablony e-maili, możesz wybrać, kiedy powiadomienie ma trafić do klienta, a także, jeśli chcesz, zmienić wygląd e-maili zgodnie z Twoimi życzeniami.

Chociaż Outvio oferuje doskonały sposób na śledzenie wszystkich przesyłek w zakładce Śledzenie, można również znaleźć informacje na stronie TNT, wpisując kod śledzenia Fedex w pasku wyszukiwania.