Aby w pełni wykorzystać liczne zalety Outvio, zalecamy załadowanie pliku z własnymi stawkami za wysyłkę. W ten sposób możesz mieć pewność, że Outvio zawsze wybierze najlepszą cenę dla przesyłki.

Po otwarciu pliku widoczne są dwa różne arkusze: Stawki i Strefy (Rates i Zones).

W arkuszu Stawki należy wpisać ceny, jakie pobiera kurier w zależności od miejsca przeznaczenia i wagi. Liczby w pierwszej kolumnie pod godzinami tranzytu zaczynając od 1 i kończąc na 300 oznaczają wagę w kg. Zawsze możesz dodać wagę powyżej 300 kg lub uzupełnić ją tylko do niższego przedziału wagowego (np. do 10 kg - choć oznacza to, że w przypadku przesyłek powyżej 10 kg nie miałbyś dostępnej stawki). Możesz też zmienić wagę z 0,5 na 0,5 zamiast 1 na 1 kg. Na przykład, może zaistnieć potrzeba wysłania przesyłki o wadze 5,5 kg - można to łatwo zrobić, po prostu wstawiając nowy wiersz. Czas tranzytu pokazuje szacowany czas wysyłki w dniach.

W tych komórkach, w których nie ma stawki (dla tej wagi lub miejsca przeznaczenia), należy zastąpić "1" znakiem "-". Ważne jest, aby wypełnić znakiem myślnika "-" (bez cudzysłowu) te miejsca docelowe i wagi, dla których nie masz lub nie jesteś zainteresowany załadowaniem stawki.

Outvio sprawdza kody pocztowe i na podstawie tego, dokąd zmierza kolejna przesyłka, podejmuje decyzję, którą stawkę zastosować, zawsze wybierając najniższą. Jeśli nie wypełniłeś kodów pocztowych prowincji lub regionu, system automatycznie wybiera stawkę krajową.

Dla przykładu, tutaj pokazujemy jak wyglądałyby stawki dla kuriera, który zajmuje się przesyłkami krajowymi, w tym na półwysep i wyspy, dla magazynu, który znajduje się w Barcelonie.

Możesz zobaczyć, że pod komórką "Prowincja", wstawiliśmy zakres kodów pocztowych prowincji Barcelona, pod komórką "Regionalny" zakresy kodów pocztowych prowincji Tarragona, Lleida i Gerona. Dla wysp, Ceuty i Melilli, wstawiliśmy odpowiednie kody pocztowe. Kolumnę Stawki krajowe pozostawiamy pustą, więc jeśli miejscem docelowym jest Hiszpania, a kod pocztowy nie jest zawarty w żadnym obszarze, Outvio zastosuje kolumnę D (Krajowe).

W arkuszu Strefy można zdefiniować stawki dla różnych krajów. Zamiast więc kopiować i wklejać tę samą stawkę do kilkudziesięciu różnych kolumn, definiujemy strefę, a następnie stosujemy nazwę strefy, do której trafia stawka.

Na przykład, na powyższym obrazku widzimy plik stawek z 8 strefami (Z1, Z2, Z3, Z4, Z5, Z6, Z7 i Z8). Później przechodzimy do arkusza Stawki i zamiast stawki odpowiadającej każdej wadze wpisujemy strefę, do której należy dany kraj, w ten sposób:

Możesz łączyć strefy z określonymi stawkami. Na przykład, wyobraź sobie, że we Francji masz ogólną stawkę Z1, ale masz wyspę Korsykę z inną stawką lub kraj czy region, który nie mieści się w żadnej strefie, jak Gibraltar. Nie ma problemu, zrobisz to w ten sposób, łącząc strefy opisane w arkuszu Strefy ze stawkami bezpośrednio w arkuszu Stawki:

Należy pamiętać o wypełnieniu informacji o czasie tranzytu (wiersz 7) oraz wszystkich niezbędnych wag.

W przypadku zmiany stawek można je łatwo zmodyfikować w arkuszu Strefy bez konieczności zmiany czegokolwiek w arkuszu Stawki. Jest to zaleta korzystania z arkusza Strefy. Można oczywiście pozostawić arkusz Strefy pusty i skopiować stawki do każdej kolumny osobno w arkuszu Stawki, ale wtedy trzeba wziąć pod uwagę, że po pierwsze tabela wyświetlana w Outvio nie wygląda tak kompaktowo, a po drugie, gdy stawka się zmieni, trzeba będzie wypełnić wiele kolumn zamiast tylko tych w arkuszu Strefy.

Zazwyczaj dla kurierów krajowych wygodniejsze jest bezpośrednie wypełnienie odpowiednich kolumn w arkuszu Stawki, a dla kurierów międzynarodowych lub stawek międzynarodowych, wypełnienie arkusza Strefy, a następnie skopiowanie odpowiedniej strefy w każdym kraju. I oczywiście, jak widzieliśmy, możesz mieć mieszankę krajów ze stawką strefową i innych z "dedykowaną" stawką.