Um die vielen Vorteile von Outvio optimal nutzen zu können, empfehlen wir Ihnen, eine Datei mit Ihren eigenen Liefergebühren hochzuladen. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Outvio immer den besten Preis für eine Lieferung auswählt.

Sobald Sie die Datei geöffnet haben, sehen Sie zwei verschiedene Tabellenblätter: Liefergebühren (Rates) und Gebiete (Zones).

In das Tabellenblatt Liefergebühren tragen Sie die Preise ein, die Ihr Paketdienst Ihnen je nach Zielort und Gewicht berechnet. Die Zahlen in der ersten Spalte unter den Lieferdauern, die von 1 bis 300 reichen, geben das Gewicht in kg an. Sie können jederzeit Gewichte über 300 kg hinaus hinzufügen oder nur bis zu einer niedrigeren Gewichtsspanne z. B. bis 10 kg - was allerdings bedeutet, dass Sie für Lieferungen von mehr als 10 kg in diesem Fall keine Liefergebühr erhalten würden. Sie können die Gewichte auch in 0,5-Schritten anstelle von ganzen Kilogramm-schritten eintragen, wenn nötig. Wenn Sie z. B. eine Lieferung mit einem Gewicht von 5,5 kg versenden möchten, können Sie dies einfach durch Einfügen einer neuen Zeile tun. Die Lieferdauer zeigt die voraussichtliche Dauer der Lieferung in Tagen an.

In den Feldern, in denen Sie keine Liefergebühr für ein Gewicht oder einen Bestimmungsort haben, ersetzen Sie die "1" durch einen Bindestrich ("-"), ohne die Anführungszeichen.
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​Es ist wichtig, die Bestimmungsorte und Gewichte auszufüllen, für die Sie keine Liefergebühren haben oder die Sie nicht hochladen möchten, mit dem Bindestrich "-" (ohne Anführungszeichen) .

Wenn Sie Ihre Lieferungen an bestimmte Regionen/ Orte verschicken möchten, von denen Sie wissen, dass Ihr Versanddienstleister spezielle Gebühren verlangt, müssen Sie alle erforderlichen Postleitzahlenbereiche für jede Provinz oder Region hinzufügen. Outvio prüft die Postleitzahlen und entscheidet je nach Zielort der nächsten Lieferung, welche Liefergebühr zu verwenden ist, wobei es immer die niedrigste Gebühr wählt. Wenn Sie die Postleitzahlen der Provinzen oder Regionen nicht angegeben haben, wählt das System automatisch die nationale Liefergebühr.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen ein Beispiel aus Spanien, wie die Liefergebühren für einen Paketdienst aussehen, der nationale Lieferungen, einschließlich der Halbinsel und der Inseln, für ein Lager in Barcelona übernimmt:
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Sie können sehen, dass wir in der Zelle "Provinz" die Postleitzahlen der Provinz Barcelona und in der Zelle "Regional" die Postleitzahlen der Provinzen Tarragona, Lleida und Gerona eingefügt haben. Für die Inseln, Ceuta und Melilla, haben wir die entsprechenden Postleitzahlen eingefügt. Die Spalte für die nationalen Liefergebühren lassen wir leer, sodass Outvio die Spalte D (Inland) anwendet, wenn das Ziel Spanien ist und die Postleitzahl der Lieferadresse in keiner Zelle enthalten ist.

Im Tabellenblatt Gebiete können Sie Liefergebühren für verschiedene Länder festlegen. Anstatt also dieselbe Liefergebühr in Dutzende verschiedener Spalten zu kopieren und einzufügen, definieren Sie ein Gebiet und wenden dann den Namen des Gebiets an, in dem die Liefergebühr gilt, wie im folgenden Bild.

In der vorherigen Abbildung sehen wir zum Beispiel eine Liefergebühren-Datei mit 8 Gebieten (Z1, Z2, Z3, Z4, Z5, Z6, Z7 und Z8). Später gehen wir zum Tabellenblatt Gebühren und geben anstelle der Liefergebühr für jedes Gewicht das Gebiet ein, zu dem das betreffende Land gehört, und zwar wie folgt:

Sie können Gebiete mit bestimmten Liefergebühren kombinieren. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Sie in Frankreich eine allgemeine Liefergebühr Z1 haben, aber die Insel Korsika mit einer anderen Liefergebühr. Es kann aber auch ein Land oder eine Region sein, die in kein Gebiet fallen, wie Gibraltar. Kein Problem, Sie würden es so einrichten, indem Sie die im Tabellenblatt Gebiete beschriebenen Gebiete mit den Liefergebühren direkt im Tabellenblatt Gebühren kombinieren, wie im folgenden Bild:

Füllen Sie unbedingt die Angaben zur Lieferdauer (Zeile 7) und alle erforderlichen Gewichte aus.

Im Falle einer Änderung der Liefergebühren können Sie diese einfach im Tabellenblatt Gebiete ändern, ohne dass Sie etwas im Tabellenblatt Gebühren ändern müssen. Dies ist der Vorteil der Verwendung des Tabellenblatts "Gebiete". Sie können das Tabellenblatt "Gebiete" natürlich auch leer lassen und die Liefergebühren in jede Spalte des Tabellenblatts "Gebühren" kopieren. Bedenken Sie, dass die Tabelle in Outvio erstens nicht so kompakt aussieht und Sie zweitens bei einer Änderung der Liefergebühren viele Spalten ausfüllen müssen, anstatt nur die im Tabellenblatt "Gebiete".

Normalerweise ist es bei nationalen Paketdiensten bequemer, die entsprechenden Spalten im Tabellenblatt "Gebühren" direkt auszufüllen, und bei internationalen Paketdiensten oder Liefergebühren füllen Sie das Tabellenblatt "Gebiete" aus und kopieren dann das entsprechende Gebiet für jedes Land. Und natürlich können Sie, wie Sie gesehen haben, eine Mischung aus Ländern mit einer Zonen-Gebühr und anderen Gebieten mit einer "gesonderten" Liefergebühr haben.