Jeśli regularnie wysyłasz przesyłki , nieuniknione jest to, że od czasu do czasu zdarzają się incydenty. Prędzej czy później, niestety, musisz się z nimi zmierzyć, niezależnie od tego, czy powodem jest zagubienie, uszkodzenie, czy ekstremalne opóźnienie przesyłki. Na szczęście mamy rozwiązanie, które przyspieszy proces zarządzania Twoimi incydentami!

Ponieważ jesteśmy świadomi problemów, jakie mogą pojawić się z Twoimi przesyłkami, w Outvio oferujemy wyjątkową możliwość zarządzania incydentami bezpośrednio z kurierami. Zamiast tracić czas na maile, które gubią się w skrzynce odbiorczej lub wydawać pieniądze dzwoniąc na infolinię, możesz zająć się incydentami bezpośrednio w aplikacji i robić to za darmo, niezależnie od planu, z którego korzystasz w Outvio.

Po otwarciu zgłoszenia, to nasz zespół obsługi klienta będzie prowadził rozmowy z kurierem w celu jak najszybszego rozwiązania problemu i zmniejszenia ewentualnych opóźnień w dostawie przesyłek.

To Ty musisz otworzyć odpowiedni ticket dla incydentu lub zapytania. Po otwarciu zgłoszenia dotyczącego incydentu lub zapytania, zajmiemy się przekazaniem Twojego zapytania kurierowi i udzieleniem Ci odpowiedzi. W przypadku, gdy kurier poprosi o więcej informacji, wyślemy Ci wiadomość w trakcie rozmowy, abyś mógł przekazać nam wszystko, co jest potrzebne. W przeciwnym razie, lub w przypadku braku dalszych działań, poinformujemy Cię o tym i rozmowa zostanie automatycznie zamknięta.

Próba skontaktowania się z naszym działem obsługi klienta tylko opóźnia proces. W Outvio mamy dokładnie te same informacje, które widzisz we wniosku, nie mamy żadnych dodatkowych informacji. Z tego powodu, aby uzyskać więcej informacji o przesyłce lub zdarzeniu, kontakt z kurierem jest najszybszym, najefektywniejszym i najwygodniejszym sposobem. Wszystkie zgłoszenia pomocy technicznej i incydenty będą również dobrze zorganizowane, a historia wiadomości będzie doskonale zarchiwizowana dla każdej sprawy.

Outvio jest platformą wysyłkową i nie jest kurierem, nie ma kontroli nad poziomem usług oferowanych przez kurierów w każdym momencie i dla każdej przesyłki. W Outvio nie wiemy, dlaczego doręczyciel w Twojej okolicy w Sosnowcu zaginął na 5 dni, dlaczego DHL uszkodził Twoją przesyłkę, nie decydujemy o tym, czy reklamacja za opóźnienie zostanie przyjęta, czy nie. Wszystko to, oprócz wielu innych rzeczy, zależy od kuriera, a ważne jest, aby wiedzieć, że to kurier, a nie Outvio, decyduje i ponosi odpowiedzialność.

Chociaż oferujemy wstępnie skonfigurowane stawki, zawsze masz możliwość korzystania z własnych kurierów i zintegrowania ich z Outvio. Jeśli zdecydujesz się na wysyłkę według wstępnie skonfigurowanych stawek w Outvio, procedura zarządzania incydentami jest wyjaśniona poniżej.

W zależności od przyczyny incydentu, możesz zażądać dodatkowych informacji lub zgłosić reklamację w zakładce Śledzenie przesyłek lub Historia.

Jeśli któraś z Twoich przesyłek była podejrzanie długo w tranzycie i nagle została oznaczona jako WYJĄTEK, musisz podjąć działania. W zależności od sytuacji, możesz skontaktować się z kurierem za pośrednictwem aplikacji lub alternatywnie zarządzać incydentem na stronie kuriera (w przypadku, gdy adres dostawy jest nieprawidłowy lub odbiorca paczki był nieobecny).

Pomimo możliwości kontaktu z kurierem za pośrednictwem aplikacji, czasami kurier może otrzymać wymagane informacje zbyt późno i w rezultacie paczka zostanie zwrócona. Nie ma to nic wspólnego z Outvio, ponieważ informacja została wysłana do kuriera poprawnie, ale niestety nie możemy zmusić go do szybszej reakcji. Dlatego możesz przejąć kontrolę, klikając na przycisk "Zarządzaj wyjątkiem na stronie kuriera".

Jeśli zarządzasz swoimi zdarzeniami za pomocą aplikacji, należy wykonać kolejne kroki:

Następnie należy wybrać powód, dla którego chcemy skontaktować się z kurierem.

W przypadku uszkodzenia, zagubienia lub dużego opóźnienia przesyłki należy odnaleźć właściwą przesyłkę w zakładce Historia i złożyć reklamację.

W zakładce Pomoc techniczna zobaczysz wszystkie swoje rozmowy z kurierami.

To zależy od sytuacji, ale generalnie oznacza to, że powód reklamacji nie jest dopuszczony przez kuriera, aby móc się z nim skontaktować.

Po otwarciu zgłoszenia musisz poczekać, aż zespół pomocy technicznej przekaże Ci jakiekolwiek informacje na ten temat. W przypadku, gdy kurier poprosi o dodatkowe informacje, będziesz musiał przesłać je w rozmowie. Należy jednak pamiętać, że na jedną przesyłkę można otworzyć tylko jeden ticket.

W zależności od rodzaju incydentu, niektórzy kurierzy umożliwiają zarządzanie nim bezpośrednio z publicznej strony śledzenia danej przesyłki. Zazwyczaj w przypadku błędnego adresu lub nieobecnego odbiorcy, możesz sam zarządzać przesyłką. Outvio pokazuje Twoim klientom, w przypadku wystąpienia incydentu, przycisk na stronie śledzenia przesyłki, który przenosi ich na stronę kuriera. Tam mogą oni bezpośrednio zarządzać tymi incydentami.

Kurier otworzy reklamację, jeśli dostarczysz wszystkie niezbędne dokumenty. Jeśli nie, najprawdopodobniej nie będzie kontynuował reklamacji. Po jakimś czasie otrzymasz jego decyzję w tej sprawie. Decyzja kuriera jest ostateczna i nie można jej podważyć.

W przypadku, gdy reklamacja wiąże się z rekompensatą finansową od kuriera i zostanie ona rozpatrzona pozytywnie, od momentu otwarcia reklamacji do momentu dokonania wypłaty przez kuriera mogą minąć niestety miesiące.

Po otrzymaniu rekompensaty finansowej, przekażemy ją na Państwa konto w Outvio. W przypadku płatności z konta bankowego, Outvio pobiera opłatę w wysokości 10 EUR za każde zdarzenie.

UWAGA! Jeśli masz problemy związane z cłem, kliknij TUTAJ.

Kurierzy zazwyczaj odpowiadają w czasie od kilku godzin do kilku dni.

Po upływie określonego czasu, obsługa klienta skontaktuje się z kurierem w tej sprawie ponownie. Outvio nie ma jednak kontroli i nie ponosi odpowiedzialności za to, jak szybko kurier odpowiada na wiadomości, lub jeśli z jakiegoś powodu kurier nie oferuje żadnej odpowiedzi na Twoje wiadomości.

Jeśli skontaktują się Państwo z nami bez zachowania powyższego protokołu, niestety nie będziemy w stanie Państwu pomóc.